Automation không tồn tại – Ký số thủ công 10.000 chứng từ

Ký số từng PDF, 2 tuần chưa xong, nhân viên muốn nghỉ luôn!

Một công ty xuất khẩu Việt Nam, xử lý 10.000 chứng từ/tháng, dùng token ký số thủ công từng PDF. Kết quả? Nhân viên làm việc 12 tiếng/ngày, sai sót liên tục, khách hàng phàn nàn vì giao hàng chậm. Automation là “giấc mơ xa vời”.

Case thực tế: Ký số “thủ công” gây thảm họa

• Context: Hệ thống xuất khẩu, 10.000 chứng từ (hóa đơn, hợp đồng) cần ký số. 
• Quyết định sai: Dùng token USB ký từng PDF, không tích hợp automation. 
• Vấn đề: 
  • Nhân viên ký 500 PDF/ngày, tốn 2 tuần/batch. 
  • Sai sót: Nhầm chứng từ, ký sai tên, phải làm lại. 
  • Không scale được: Khối lượng tăng, nhân viên kiệt sức.

Hậu quả: 

• Chậm trễ: Giao hàng delay 1 tuần, khách hàng hủy hợp đồng. 
• Chi phí: Tăng ca nhân viên, tốn 300 triệu/tháng. 
• Danh tiếng: Đối tác phàn nàn “quy trình gì mà chậm thế?”.

Phân tích: Tại sao sai?

• Không thiết kế batch process: Ký số thủ công thay vì tự động hóa. 
• Thiếu tích hợp: Không dùng API của nhà cung cấp ký số (VD: VNPT, Viettel). 
• Không dự đoán scale: 10.000 chứng từ/tháng vượt khả năng con người.

Bài học: Automation từ đầu

1. Batch process: Tích hợp API ký số, xử lý hàng loạt PDF. 
2. Job scheduling: Dùng cron job hoặc Airflow để tự động hóa. 
3. Monitor lỗi: Alert khi ký số thất bại.

Code mẫu: Batch ký số (Python)

from vnpt_sign import VNPTSign
signer = VNPTSign(api_key="xxx")
for pdf in pdf_list:
    signer.sign_pdf(pdf, output=f"signed_{pdf}")

Góc nhìn CTO

Automation không phải “xa xỉ” mà là “cứu cánh”. Thiết kế batch process, tích hợp API, để con người không thành bottleneck và nhân viên không muốn “nghỉ chơi”!

Checklist automation: 

• Tích hợp API cho tác vụ lặp lại (ký số, gửi email). 
• Dùng job scheduler (cron, Airflow). 
• Monitor và alert lỗi tự động hóa. 
• Test batch process với khối lượng lớn.

🎯 Tóm lại: Ký số thủ công 10.000 chứng từ là “tự hành xác”. Tự động hóa từ đầu, dùng API, để nhân viên không kiệt sức và khách hàng không “chửi”!